Raport z audytu- jak napisać po angielsku

Zmora wielu osób- jak napisać raport z audytu po angielsku ? Nie dość, że musisz zaudytować wskazany obszar biznesu, to jeszcze napisać o tym.piszemy raport z audytu

Jak zacząć? Co dalej? Jak skończyć? Podobnie jak z e-mailem, o którym pisałam wcześniej, raport z audytu można pisać wręcz automatycznie. Nikt nie spodziewa się tu dzieła literackiego, a oczekuje konkretnych informacji ułożonych wg pewnego standardu. Czasami zdarza się, ze firma, w której pracujesz wyznaje już określoną formę pisania raportu z audytu i ma do tego celu opracowany szablon; brawo- problem z głowy. Jeśli jednak go nie ma, warto skorzystać z ogólnie przyjętych zasad, które mają się następująco.

Poszczególne sekcje w raporcie

  • Introduction, a więc

Auditor name: czyli nazwisko i imię audytującego

Auditee: czyli ten, którego obszar audytujemy

Date: data audytu

  • Purpose/aim  and scope of the audit – po co robimy audyt i w jakim zakresie

i tu już parę możliwości się przed nami rozwija, np.

to conduct an internal audit as required by ISO 9001 … – czyli, aby przeprowadzić audyt, jak tego wymaga norma ISO 9001, czy jaką tam masz u siebie

to complete the gap analysis and to determine areas of need – czyli, aby przeprowadzić analizę luk i ustalić obszary wymagające poprawy

to verify that czyjeś activities are in compliance with procedures – czyli aby zweryfikować, czy działania czyjeś lub jakiegoś działu są zgodne z procedurami

to determine that coś tam has been  implemented properly – aby określić, czy cośtam zostało właściwie wdrożone

a poza tym celem audytu może być: to compare/evaluate/describe/outline some suggestions/ analyse/ expose/present/give information on sthg/ recommend/consider/suggest

Jak widać, powodów audytu może być wiele. Jeśli powód audytu jest inny niż podany powyżej, to proszę się jeszcze nie stresować, bo będzie prawdopodobnie podany w zaleceniu, który przyśle wam zlecający.

 

Uwaga: czasami w tym miejscu raportu wymagane jest spisanie metodologii wykorzystanej do przeprowadzenia audytu oraz źródeł, na które się powołano i sprawdzono ( audyty księgowe na przykład, czyli dokumenty i systemy komp.). Jest to bardzo indywidualna sprawa każdej firmy, więc trudno jest tu podać jakiś przykład, no i nie bardzo jest to moim celem, aby prowadzić edukację z zakresu zarządzania jakością- ja tylko chcę pomóc przebrnąć przez to po angielsku 🙂

Kolejna sekcja raportu to:

  • Observations/findings –  tu przedstawimy nasze odkrycia

Proszę, zwrócić uwagę, że raport z audytu pisany jest z wykorzystaniem strony biernej, czyli: it has been found, it was recorded, it has been observed  itd. oraz bezosobowo. To ma sugerować jego obiektywizm i formalność.

Poszczególne obserwacje mogą być wypunktowane ( to daje czysty obraz, który zaowocuje w kolejnej sekcji) lub połączone słowami typu:

According to ( the records presented/ comments given by…/ system output)

Alternatively,However, Although

Kolejna sekcja, to esencja audytu, czyli rekomendacje. Jesli chodzi o udzielanie rad, to każdy jest ekspertem, więc problemów tu nie będzie,

Making recommendations:

It is strongly recommended that… ktoś tam should

In the light of the results it is advised against – i tu uwaga, advise against to odradzać!

The operator should implement/correct/improve/conduct a training on

I na zakończenie, oprócz rekomendacji piszemy wnioski. Pokrótce można powiedzieć, że rekomendacje to nasze porady co zrobić, żeby było dobrze, a wnioski ( Conclusions) co dany obszar zyska, jeśli zastosuje się do tych rekomendacji lub co mu grozi, jeśli się do nich nie zastosuje. Można to wyartykułować używając wyrażeń:

Provided that these recommendations are taken into consideration -Jeśli te rekomendacje zostaną wzięte pod uwagę…

In conclusion, as long as the above recommendations are fullfilled …….. – na zakończenie, jesli tylko powyższe rekomendacje zostaną wypełnione…..

From the evidence we conclude that – Na podstawie dowodów wnioskujemy jak następuje:  UUuu! zrobiło się orzędowo 😀

No i już później podpis i sprawa z głowy.

Napisz próbny raport, gdyby przyszło Ci ocenić twoją pracę, to co o sobie napiszesz jako audytor? Pierwszych 5 osób, które chcą się w tym sprawdzić , może przysłać mi raport, a ja podam ewentualne uwagi. Chcesz, żeby Ci to sprawdzić? Pisz na maila.

Napisz w komentarzu, jaka inna forma pisania po angielsku jest dla Ciebie kłopotliwa i się tym zajmiemy. Pozdrawiam, Kasia

Zapisz się na newsletter

I bądź na bieżąco ze wszystkimi najnowszymi publikacjami.

Please wait...

Super! Proszę, przejdź do skrzynki i potwierdź subskrypcję

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *