Raport z audytu- jak napisać po angielsku

piszemy raport z audytu

Zmora wielu osób- jak napisać raport z audytu po angielsku ? Nie dość, że musisz zaudytować wskazany obszar biznesu, to jeszcze napisać o tym.piszemy raport z audytu

Jak zacząć? Co dalej? Jak skończyć? Podobnie jak z e-mailem, o którym pisałam wcześniej, raport z audytu można pisać wręcz automatycznie. Nikt nie spodziewa się tu dzieła literackiego, a oczekuje konkretnych informacji ułożonych wg pewnego standardu. Czasami zdarza się, ze firma, w której pracujesz wyznaje już określoną formę pisania raportu z audytu i ma do tego celu opracowany szablon; brawo- problem z głowy. Jeśli jednak go nie ma, warto skorzystać z ogólnie przyjętych zasad, które mają się następująco.

Poszczególne sekcje w raporcie

  • Introduction, a więc

Auditor name: czyli nazwisko i imię audytującego

Auditee: czyli ten, którego obszar audytujemy

Date: data audytu

  • Purpose/aim  and scope of the audit – po co robimy audyt i w jakim zakresie

i tu już parę możliwości się przed nami rozwija, np.

to conduct an internal audit as required by ISO 9001 … – czyli, aby przeprowadzić audyt, jak tego wymaga norma ISO 9001, czy jaką tam masz u siebie

to complete the gap analysis and to determine areas of need – czyli, aby przeprowadzić analizę luk i ustalić obszary wymagające poprawy

to verify that czyjeś activities are in compliance with procedures – czyli aby zweryfikować, czy działania czyjeś lub jakiegoś działu są zgodne z procedurami

to determine that coś tam has been  implemented properly – aby określić, czy cośtam zostało właściwie wdrożone

a poza tym celem audytu może być: to compare/evaluate/describe/outline some suggestions/ analyse/ expose/present/give information on sthg/ recommend/consider/suggest

Jak widać, powodów audytu może być wiele. Jeśli powód audytu jest inny niż podany powyżej, to proszę się jeszcze nie stresować, bo będzie prawdopodobnie podany w zaleceniu, który przyśle wam zlecający.

 

Uwaga: czasami w tym miejscu raportu wymagane jest spisanie metodologii wykorzystanej do przeprowadzenia audytu oraz źródeł, na które się powołano i sprawdzono ( audyty księgowe na przykład, czyli dokumenty i systemy komp.). Jest to bardzo indywidualna sprawa każdej firmy, więc trudno jest tu podać jakiś przykład, no i nie bardzo jest to moim celem, aby prowadzić edukację z zakresu zarządzania jakością- ja tylko chcę pomóc przebrnąć przez to po angielsku 🙂

Kolejna sekcja raportu to:

  • Observations/findings –  tu przedstawimy nasze odkrycia

Proszę, zwrócić uwagę, że raport z audytu pisany jest z wykorzystaniem strony biernej, czyli: it has been found, it was recorded, it has been observed  itd. oraz bezosobowo. To ma sugerować jego obiektywizm i formalność.

Poszczególne obserwacje mogą być wypunktowane ( to daje czysty obraz, który zaowocuje w kolejnej sekcji) lub połączone słowami typu:

According to ( the records presented/ comments given by…/ system output)

Alternatively,However, Although

Kolejna sekcja, to esencja audytu, czyli rekomendacje. Jesli chodzi o udzielanie rad, to każdy jest ekspertem, więc problemów tu nie będzie,

Making recommendations:

It is strongly recommended that… ktoś tam should

In the light of the results it is advised against – i tu uwaga, advise against to odradzać!

The operator should implement/correct/improve/conduct a training on

I na zakończenie, oprócz rekomendacji piszemy wnioski. Pokrótce można powiedzieć, że rekomendacje to nasze porady co zrobić, żeby było dobrze, a wnioski ( Conclusions) co dany obszar zyska, jeśli zastosuje się do tych rekomendacji lub co mu grozi, jeśli się do nich nie zastosuje. Można to wyartykułować używając wyrażeń:

Provided that these recommendations are taken into consideration -Jeśli te rekomendacje zostaną wzięte pod uwagę…

In conclusion, as long as the above recommendations are fullfilled …….. – na zakończenie, jesli tylko powyższe rekomendacje zostaną wypełnione…..

From the evidence we conclude that – Na podstawie dowodów wnioskujemy jak następuje:  UUuu! zrobiło się orzędowo 😀

No i już później podpis i sprawa z głowy.

Napisz próbny raport, gdyby przyszło Ci ocenić twoją pracę, to co o sobie napiszesz jako audytor? Pierwszych 5 osób, które chcą się w tym sprawdzić , może przysłać mi raport, a ja podam ewentualne uwagi. Chcesz, żeby Ci to sprawdzić? Pisz na maila.

Napisz w komentarzu, jaka inna forma pisania po angielsku jest dla Ciebie kłopotliwa i się tym zajmiemy. Pozdrawiam, Kasia

Zapisz się na newsletter

I bądź na bieżąco ze wszystkimi najnowszymi publikacjami.

Please wait...

Super! Proszę, przejdź do skrzynki i potwierdź subskrypcję

Angielski w korporacji -nie mów nikomu, czyli jak to jest po angielsku

Angielski w korporacji …

 

Nie od dziś wiadomo, że kto ma w firmie informacje, ten ma przewagę sytuacyjną – warunek: musi być to informacja poufna , którą najczęściej charakteryzuje wypowiedziane na końcu zaklęcie „tylko nie mów nikomu”. To coś więcej niż angielski biznesowy, to już angielski w korporacji …

angielski w korporacji
confidential info  angielski w korporacji

 

Powyżej publikuję zaledwie 4 zwroty określające dochowanie tajemnicy, ale za to całkiem łatwe, wpadające w pamięć i do wykorzystania na co dzień. W końcu jak zamierzacie wypić kawę nie dowiadując się czegoś przy okazji 😉 ?

Oczywiście, istnieją jeszcze inne sposoby na związanie kogoś tajemnicą lub przyrzeczenie utrzymania jej. Na przykład:

 to bite your tongue – ugryźć się w język

to sweep sthg under the carpet –  zamieść coś pod dywan

don’t let the cat out of the bag – nie pozwól, aby to wyszło na jaw

don’t give the game away – nie wydaj sprawy ( gdy nasz sekretny plan jest już gotowy, ale ma być wciąż utrzymany w tajemnicy

mum’s the word – słowo mamy; nieformalna prośba o utrzymanie czegoś w sekrecie

A teraz parę odpowiedzi zapewniających o naszej dyskrecji:

my lips are sealed – trzymam buzię na kłudkę, nie powiem nikomu

be as quiet as a mouse – bądź cicho, jak mysz pod miotłą

to keep something under your hat/under wraps – zatrzymać informację dla siebie

I won’t breath a word of it – nie pisnąć słówka

I will be silent as a grave – będę milczeć jak grób

to remain silent – milczeć

Tyle sposobów na przyrzeczenie dochowania tajemnicy powinno wystarczyć, aby przekonać innych do naszej dyskrecji. W  końcu nie można posługiwać się jedynie „don’t say anything”, a urozmaicony język świadczy o naszych kwalifikacjach ( czasami trzeba dopomóc szczęściu). Ukwiecaj więc swój język, a morze informacji przed Tobą.

 

 

 

 

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Business English – jak inaczej powiedzieć „nie wiem”

Jak inaczej powiedzieć ….

Czasami bywa tak, że sypie się na nas lawina pytań, na które nie znamy odpowiedzi tu i teraz i jedyne, co nam pozostaje, to odpowiedzieć „nie wiem”. Zastanów się, ile razy możesz użyć takiej odpowiedzi zanim rozmówcy zaczną cię podejrzewać o brak kompetencji? Niewiele. A przecież to, że nie znasz odpowiedzi w tej chwili może świadczyć o Twojej rzetelności, że nie chcesz przekazywać niesprawdzonych informacji.

Nie zaszkodzi przygotować się na trudne sytuacje i mieć pod ręką ( a najlepiej w pamięci) kilka zwrotów na taką okoliczność. Oto krótki spis jak inaczej powiedzieć „I don’t know” po angielsku.

different ways to say Idon't know

Czasami jest tak, że dostajesz bezpośrednio pytanie na twarz, które wymaga precyzyjnej odpowiedzi, np. o konkretny wynik- a Ty nie masz pewności, czy go dobrze pamiętasz. No jak tu powiedzieć, że nie wiem, skoro wiesz, że coś około kilku tysięcy, ale pytanie jest ile konkretnie tych tysięcy. Wówczas najlepiej jest odpowiedzieć:

 „I’m not sure, but I’ll find out and let you know.”

” I’ll look into it and get back to you with what I find”
„I want to give you an accurate response. Let me get back to you/ by end-of-day/ within few minutes.”

Inny rodzaj to wówczas, gdy w ogóle nie jesteś właściwym adresatem pytania. Niegrzecznym byłoby powiedzieć tak prosto z mostu, więc lepiej zrobić to oględnie, na przykład:

„Here’s what I know, and here’s what I don’t know.”
„I’m not the best person to answer that. I recommend talking to…”
„My information suggests…, but CJ will have better insight.”

A jak powiedzieć „nie wiem”, gdy w ogóle nie rozumiesz pytania 🙂 ?

„Can you share more context?”
“That’s an interesting question. Tell me what’s driving it.”

Zdarza się jednak, że jest się totalnie przypartym do muru i tym razem złapanym na niewiedzy. I chyba przyjdzie się z tym odsłonić, ale można oszczędzić obu stronom zbyt mocnych sygnałów prostego I don’t know i przekazać to łagodniej:

Let me check on that”
“I’ll find out and let you know”
I’m going to investigate that further”

I can’t tell which is which
I’m afraid I can’t help

To skromny zasób słów, ale zawsze coś na początek. Jak widzisz, całość przedstawia infografika, którą możesz sobie wydrukować i powiesić gdzieś w pobliżu biurka 😉 . Teraz nie powinno być już tak trudno znaleźć odpowiednie słowa na przedstawienie w łagodniejszym świetle niekomfortowej odpowiedzi I don’t know. Pozdrawiam

 


Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz